La aplicación de distintas herramientas y la capacidad humana para utilizarlas permitieron a YPF optimizar su abastecimiento.
“Lo que realmente hace la diferencia e iguala el tamaño de las compañías es el equipo de analistas”.
El conocimiento para la aplicación de los recursos necesarios para el planeamiento de la logística y la estimación de venta ayudan a desarrollar una operación que permitan alcanzar la excelencia en la atención al cliente, lo que quedó especialmente en evidencia ante los cambios que se generaron por la pandemia de Covid 19.
Daniel Reale, gerencia, y Cynthia Ramasco, responsable de Planeamiento Comercial y Operativo de YPF pusieron el énfasis en el equipo de analistas, durante la primera de las cinco Charlas con expertos y colegas organizadas por Expo Transporte y Expo Logística, con el apoyo de YPF, que se realizó este martes: Hoja de ruta – Planificación de ventas y abastecimiento – Input para la optimización logística.
En este primer seminario por web, Reale afirmó que independientemente de las herramientas con las que trabaje cada compañía, “se necesitan recursos y dedicar tiempo. El talento está en conocer, buscar, investigar. Finalmente, no es la herramienta, es la dedicación en tiempo y necesidades para encontrar el conocimiento”.
“Lo que realmente hace la diferencia e iguala el tamaño de las compañías es el equipo de analistas. La posibilidad de implementar un ciclo virtuoso consistente en cuestionar sistemáticamente el modelo, sacar nuevas conclusiones y retroalimentarlo para mejorar la relación matemática y obtener una capacidad de predicción más precisa”, consignó.
Planificación
El directivo había comenzado su exposición explicando la planificación de venta y la estimación de la demanda, para tener excelencia en la atención al cliente, superando la grieta entre las áreas logística y comercial de la empresa.
Destacó en ese sentido tres segmentos: el minorista con 1.600 estaciones de servicios; los 500 clientes directos que tiene YPF Agro, y los 10.100 clientes finales en industria; lo cual genera un envío anual de 13 millones de metros cúbicos de combustible, desde las tres refinería y 14 terminales de despacho, con una red de oleoductos y transporte marítimo, a lo que sumó una importación de cinco a ocho por ciento de gasoil y más de un millón y medio de metros cúbicos de biocombustibles de plantas en el interior.
Esa red se compone de más de 2.000 camiones, con más de 3.000 choferes; que hacen 1.100 viajes diarios y 50.000 entregas mensuales, en más de 300 millones de kilómetros por año, que equivaldrían a 7.500 vueltas al mundo, que explican la presencia de la empresa en todo el país.
Para resolverlo, desde el área analizan historia, confeccionan planes de ventas mensuales, desarrollan horizontes trimestrales y pronostican la demanda, lo que les permite tomar decisiones anticipadas en cuestiones de estructura que signifiquen más tiempo de implementación.
Por su parte, Ramasco explicó que en el sector de la compañía petrolera trabajaban con modelos causales, para analizar la correlación entre la demanda y las variables independientes, utilizando SAS de Forecast, “porque nos permite tener la apertura de las distintas calidades, una apertura geográfica y llegar a un detalle diario, para el área de logística”.
Tras consignar que “es fundamental contar con variables sencillas y fáciles de reproducir, y una cantidad acotada. Con una relación de causa y efecto entre ellas”, puso hincapié en que “para que estos modelos tengan éxito es importante contar con un equipo de analistas calificados, que lo convierten en un proceso dinámico. Obtenemos fórmulas matemáticas que no son estáticas y cambian en el tiempo”.
Destacó que esos modelos les dio eficiencia en la toma de decisiones, en el uso del tiempo y mejor entendimiento del mercado; aclaró que el mercado del gasoil depende del patentamiento de vehículos; el mercado de granos y superficie sembrada; los indicadores económicos; las nuevas tecnologías en la industria, el agro, los motores, y la calidad del combustible, y precisó que 81% mercado de gasoil está asociado al transporte, lo que en 2019 representó 10 millones de metros cúbicos.
Reale acotó que buscaban detectar los “driver” que moviliza el mercado futuro, como los productos sustitutos (algunos están dentro de la cartera de YPF); antigüedad de flota (tendencia a menor consumo); consumo Premium (cuestiones ambientales); alternativas de locomoción (aéreo, marítimo, ferroviario o carretera); expectativas de evolución dólar y otorgamiento de créditos.
Tiempos de pandemia
“Los resultados nos acompañaban, hasta que llegó el Covid 19, para poner a prueba nuestra capacidad de adaptación y aprendizaje. Desde 20 marzo empezaron las bajas, pero había actividades que motorizaron un crecimiento, como la actividad agrícola, el transporte de cargas”, recordó y sentenció: “Era imposible predecirlo con cualquier modelo matemático que tuviéramos”.
Ramasco recordó que frente a ese contexto debieron “identificar nuevos indicadores para estudiar la demanda”. Así, apelaron a indicadores de la geolocalización de los celulares para ver cómo se moviliza la gente antes y durante la pandemia.” Hubo relación con la demanda de combustibles. Menor movilidad, menor consumo. Así, en poco tiempo pudimos contar con nuevos modelos para ajustar las proyecciones y ayudar a la toma de decisiones productivas y de logística”.
“Sin los analistas, ninguna herramienta podría haber previsto el impacto y seleccionar los indicadores para realizar las correlaciones” dijo y resaltó que hubo un “cambio de paradigma que nos va a acompañar un tiempo en las tareas de proyecciones: predecir el futuro no va a ser esperar un único valor, sino que nos vamos a tener que acostumbrar a manejar un set de escenarios, donde se contenga la variable que necesitamos”.
Añadió que en esa tarea usaron dos herramientas gratuitas: Google Earts y R-studio y que “a medida que se fueron dando las liberaciones locales, suben la movilidad y la demanda. La caída de la demanda fue casi homogénea, pero las recuperaciones no se dan de esa manera, por eso se trabaja con estimaciones regionales, para que los equipos de logística puedan decidir dónde localizar la flota”.
Reale destacó que “la estimación de demanda con precisión nos ayuda a la optimización del transporte” y tras consignar la complejidad de la compañía y el hecho de operar en “un país que no destaca por su previsibilidad”, insistió en que “el cambio de contexto nos puso a prueba. Nuestros modelos previos no fueron capaces de seguir ayudándonos para tomar decisiones y nos respaldamos en herramientas de libre disponibilidad”, para superar el momento.
